Hrafnista

Innkaupastefna

Innranet innskráning

Stjórn Sjómannadagsráðs

INNKAUPASTEFNA

1. Það er stefna stjórnar Sjómannadagsráðs að:

a) Innkaup stjórnar Sjómannadagsráðs og undirfélaga þess samrýmist í hvívetna ákvæðum laga og reglna um holla viðskiptahætti.

b) Gætt sé jafnræðis þeirra sem eiga viðskipti við fyrirtækið og undirfélög þess og að innkaupareglur séu skýrar og gegnsæjar.

c) Stuðla að virkri samkeppni varðandi kaup á vörum, verkum og þjónustu til félaga í eigu og rekstri stjórnar Sjómannadagsráðs.

d) Beita hagkvæmum innkaupaaðferðum með markvissum og skipulögðum vinnubrögðum og stuðla þannig að hagkvæmni til rekstrar og framkvæmdum fyrir fyrirtækið og undirfélög þess.

e) Innkaup fari fram eins og kostur er, annað hvort með því að leitað sé verð/boða/tilboða frá fleiri en einum aðila eða að innkaup fari fram með opnu útboði og að lægsta tilboði sé tekið að eins miklu leyti og hagkvæmt er.

f) Samræma innkaup eins og kostur er innan félaga undir stjórn Sjómannadagsráðs og félaga þess eða í samvinnu við aðra aðila og allir samningar á kaup á vöru og þjónustu verði geymdir á einum stað innan aðalskrifstofu Hrafnistu til varðveislu og kostnaðarrýni innan félagsins.

g) Við innkaup sé tekið tillit til gæða- og umhverfissjónarmiða eins og kostur er.

h) Ábyrgð innkaupa séu á hendi viðkomandi sviðstjóra/framkvæmdastjóra eða forstjóra félagsins og í samræmi við samþykkta rekstrar-og fjárhagsáætlun stjórnar Sjómannadagsráðs.

2. Tilgangur reglna þessara er að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum af hálfu stjórnar Sjómannadagsráðs og undirfélaga þess og tryggja gæði vöru og þjónustu. Reglum þessum er einnig ætlað að tryggja eins og kostur er góða og viðurkennda viðskiptahætti hjá fyrirtækinu. Loks er tilgangur reglna þessara að tryggja að stjórnsýsla stjórnar Sjómannadagsráðs við innkaup séu í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti.

3. Reglur þessar taka til allra félaga í eignsamstæðu undir stjórn stjórnar Sjómannadagsráðs; Hrafnista Reykjavík, Hrafnista Hafnarfirði, Naustavör ehf, Happdrættis DAS, Hraunborgir Gímsnesi, Laugarásbíó og rekstrardeildir á Hrafnista Vífilstöðum og Hrafnista Víðinesi.

4. Eftirfarandi viðmiðanir og reglur skulu gilda um innkaup félaga á vegum stjórnar Sjómannadagsráðs:

a) Öll mál sem varða innkaup á vöru og þjónustu yfir 1,0 mkr. án vsk. skulu staðfest af næsta yfirmanni áður en varan eða þjónustan er keypt.

b) Öll mál sem varða kaup á vöru eða þjónustu á bilinu 1,0 mkr. til 2,5 mkr. án vsk. frá sama söluaðila yfir eins mánaðar tímabil skal deildarstjóri/sviðstjóri/forstöðumaður þeirrar deildar er ber ábyrgð á innkaupunum eða framkvæmdastjóri/forstjóri samþykkja áður en vara eða þjónusta er keypt.

Almenna reglan í þessum tilvikum skal vera sú að leitað er verðboða-/tilboða eða að innkaup þessi eru boðin út í opnu útboði og samþykkt af stjórn Sjómannadagsráðs.

c) Öll mál er varða innkaup á vöru og þjónustu yfir 2,5 mkr. án vsk. skal, að jafnaði, bjóða út í opnum útboðum/lokuðu útboði/forvali. Tilboð í kaup á vöru eða þjónustu sem eru hærri en 5,0 mkr. án vsk. skal stjórn Sjómannadagsráðs samþykkja.

d) Telji stjórn Sjómannadagsráð hagkvæmt getur það ákveðið að framlengja, gera viðauka eða endurnýja samning við verktaka/ráðgjafa sem fengið hafa verk eftir að hafa verið lægstbjóðandi samkvæmt útboði.

e) Stjórn Sjómannadagsráð getur í undantekningatilvikum ákveðið að ganga til samninga við aðila um kaup á vöru eða þjónustu án undangengins útboðs eða öflun verðtilboða ef ríkar ástæður eru til þess eða eðli verkefnis er þannig að útboð þess eða öflun verðtilboða eigi ekki við.

f) Öll mál er varða innkaup á vöru eða þjónustu að undangengnum tilboðum eða verðkönnunum skulu vera rekjanleg þannig að ef stjórn Sjómannadagsráðs ákveður að skoða einstök viðskipti, skal viðkomandi framkvæmdastjóri/forstjóri leggja fram nauðsynleg gögn yfir ferli viðkomandi (verðboð/tilboð/útboðsgögn).

g) Framkvæmd verður þrisvar sinnum á sérhverju ári innri skoðun á öllum viðskiptasamningum og farið yfir kaup og kjör hjá helstu birgjum og viðskiptamönnum hvað varðar framkvæmd afsláttar-og greiðslukjara og að aðföng séu í samræmi við gerða samninga milli aðila.

5. Umsjón innkaupa skulu vera á ábyrgð viðkomandi deildarstjóra eða forstöðumanns/sviðstjóra og skal leitast við að kaupa vöru og þjónustu á Íslandi enda er varan eða þjónustan sambærileg að gæðum og verði og það sem boðið er annars staðar. Sérstakur aðili innan félags skal annast formleg útboð á innkaupum vöru eða þjónustu ef óskað er eftir því. Samningar um kaup á vöru og þjónustu skulu vera skriflegir með staðfestingu stjórnanda, sbr. lið 4.

6. Stjórnir og nefndir undirfélaga stjórnar Sjómannadagsráðs, sem fá úthlutað fjárhagsramma í fjárhagsáætlun, bera ábyrgð á eftirliti með innkaupum fyrirtækis/deildar sem undir þess heyrir. Framkvæmdastjóri/forstjóri viðkomandi félags eða deildar skal senda viðkomandi nefnd eða stjórn yfirlit um einstök innkaup eða einstaka samninga sem eru yfir 1,0 mkr innan 3ja mánaða frá viðskiptum.

7. Allir starfsmenn er annast innkaup skulu gæta þagmælsku um allt er þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- og almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls.

8. Auglýsingar um útboð skulu vera í dagblöðum auk þess sem þær skulu birtar á vefsetri stjórnar Sjómannadagsráðs eða viðkomandi félags.

9. Stjórn Sjómannadagsráðs og félög þess gera ekki samninga við aðila sem eiga í nauðasamningum, eru í verulegum vanskilum með opinber gjöld eða eru í verulegum vanskilum með lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld starfsmanna.

10. Starfsmönnum stjórnar Sjómmadagsráðs og Hrafnistuheimila og annarra félaga í eignasamsteypu er óheimilt að þiggja boðsferðir, sem tengjast viðskiptum fyrirtækja við stjórn Sjómannadagsráð, nema með samþykki stjórnar Sjómannadagsráðs.

11. Starfsmenn eða kjörnir fulltrúar mega aldrei eiga aðild að ákvörðunum um innkaup eða útboð er varðar aðila sem þeim eru náskyldir eða hagsmunatengdir. Við umræðu um slík mál skulu viðkomandi víkja af fundum. Verði starfsmaður ítrekað uppvís að því að brjóta gegn reglum þessum skal hann sæta áminningu. Brjóti hann á sama hátt af sér eftir það má segja honum upp störfum.

12. Reglur þessar, sem samþykktar eru af stjórn Sjómannadagsráðs þann 26. ágúst 2008 og skulu taka gildi frá og með 1. október 2008.

13. Upphæðir þær er tilgreindar eru í lið 4 eru tengdar vísitölu neysluverðs til verðtryggingar. Grunnvísitala 310,0 (september 2008).